Poznaj je wszystkie i uważaj na nie!
Negocjacje są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. To od nich zależy jakie warunki będą ostatecznie spisane na umowie i jak będzie wyglądać współpraca. Wspieram moich klientów podczas spotkań negocjacyjnych, często też reprezentuje ich bezpośrednio. Mamy ustalone konkretne cele i wiem jak je osiągnąć. Zdarzają się czasami sytuacje, że klienci przychodzą do mnie już z podpisaną umową i proszą o wsparcie podczas renegocjacji warunków tejże umowy. Przyznam, że są to zlecenia trudne i stresujące dla moich klientów. Zawsze pytam co się zadziało, że chcą jeszcze raz podejść do negocjacji lub zerwać współpracę. Najczęściej pojawia się 5 powodów, które opiszę poniżej.
Pierwszym z nich jest brak elastyczności w odniesieniu do zmieniającej się sytuacji ekonomicznej. Ostanie czasy pokazały nam, że nawet wieloletnie biznesy mogą stracić dosłownie wszystko z powodów niezależnych od nich samym. Ogólnoświatowa pandemia, czy wojna u naszych sąsiadów są tego dowodem. Przykładem mogą być ceny transportu, które wzrastały z dnia na dzień osiągając astronomiczne kwoty. Kalkulacje pokazują, że już nie opłaca się kupować danego towaru, bo cena transportu przewyższa jego wartość i marża nagle staje się ujemna, co w dłuższej perspektywie prowadzi do problemów finansowych. Skaczące ceny paliwa, niewystarczająca dostępność kontenerów morskich czy transportów lotniczych to bardzo częste wyzwania w ostatnich czasach. Wpływa to też na ceny surowców, półproduktów i pełnowartościowych dóbr. Jeśli umowa między firmami jest zawarta na przykład na rok, a ceny towarów są w niej z góry określone i nie podlegają zmianie, to może to doprowadzić to bardzo niekorzystnej sytuacji przynajmniej jednej ze stron.
Podczas negocjacji pamiętajmy zatem, aby uwzględnić margines jakichkolwiek zmian ze względu na niezależne czynniki. Można wynegocjować taki zapis na kilka sposobów np. strony określają konkretną zmienną cen, biorąc pod uwagę inflację danego kraju lub ceny paliwa.
Kolejną pułapką podczas negocjacji umów jest brak określenia korzyści drugiej strony. Przedstawiciele przygotowują się do negocjacji biorąc pod uwagę jedynie swoje oczekiwania i to co sami chcą osiągnąć. Nie analizują dokładnie co może zyskać na współpracy druga strona. Czasami rozbieżności w oczekiwaniach są tak duże, że nie dochodzi do podpisania umowy, co uważam za bardzo dobre posunięcie, ponieważ pozwala uniknąć wielu nieprzyjemności w przyszłości. Zdarza się czasami, że przedstawiciel lub przedstawiciele jednej ze stron znają bardzo dobrze techniki negocjacyjne, a nawet manipulacyjne i dochodzi do podpisania umowy, która jest bardzo niekorzystna dla drugiej strony. Wywiązanie się z jej warunków jest ciężkie, lub nawet nierentowne, co prowadzi do frustracji właścicieli danego biznesu.
Powyższa sytuacja prowadzi do kolejnej pułapki, czyli do braku dążenia do sytuacji win-win, czyli takiej, w której obie strony zyskują równo na danej współpracy. Firmy upierają się przy swoich założeniach i nie są skore do jakichkolwiek ustępstw. Negocjacje są trudne a wygrywa je ta strona, która ma większą siłę perswazji lub pozycję na rynku. Zdarza się, że klienci opowiadają mi, iż na spotkaniu decydującym o współpracy byli w znacznej mniejszości liczebnej aniżeli druga strona. Oczywiście to ich błąd, bo nie ustalili wcześniej ile osób będzie brało udział, lub też nie poprosili o przesunięcie spotkania. W konsekwencji podpisali umowę, która nie ma nic wspólnego z sytuacją win-win.
Kolejnym punktem na który zawsze warto zwrócić uwagę są kwoty umieszczone w karach umownych. Kara umowna powinna zostać zastrzeżona w określonej sumie, tj. w pieniądzu. Nie jest jednak konieczne ustalenie wysokości kary umownej wprost poprzez określoną sumę pieniędzy, dlatego też podczas negocjacji ten punkt powinien być newralgiczny. Często strony skupiają swoją uwagę jedynie na korzyściach i zyskach jakie mogą mieć podczas danej współpracy. Negocjują ostro ceny towarów, usług, warunki dostaw, a kary umowne zostawiają na sam koniec. Wpisują kwoty, nieprzeliczone, nieprzeanalizowane a konsekwencje tego mogą być nieodwracalne. Przykładem jest wrocławska firma budowlana, która po nałożeniu kar umownych musiała dokładać do inwestycji. Akurat sprawa ta była nagłośniona w mediach, jednak takich przypadków jest wiele, a o większości nie przeczytamy w prasie.
Czas poświęcony na dokładną analizę ryzyka jest czasem nieocenionym. Polecam przy tym punkcie skorzystać z pomocy analityków finansowych, którzy pokazują kilka ewentualnych rozwiązań w przypadku niewywiązania się z umowy którejś ze stron. Zdaję sobie sprawę, że bez ryzyka nie zbuduje się biznesu. Jednak warto mieć wszystko skalkulowane, a kwota kar umownych powinna być przede wszystkim realna i adekwatna do poniesionych strat.
Ostatnią pułapką na jaką chcę zwrócić uwagę w tym artykule jest brak pomocy prawnej. Strony spotykają się, spisują umowę na formularzach ściągniętych bezpłatnie z internetu. Takie dokumenty mogą służyć jedynie za plan lub pierwotny wzór co należy negocjować. Każda sytuacja jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Po zakończonych negocjacjach, sporządzana jest umowa przez prawnika, najczęściej jednej ze stron i musi ona być sprawdzona przez prawnika drugiej strony. Po akceptacji dopiero można taką umowę podpisać. Bez wsparcia prawnego firma naraża się na ogromne ryzyko i straty, które mogą doprowadzić nawet do bankructwa. Opieka prawna jest zatem niezbędna przy podpisywaniu jakichkolwiek umów.
Pułapek podczas negocjacji umów jest wiele, dlatego tak ważne jest przygotowanie się do spotkań w odpowiedni sposób. To jak strony będą negocjować i na co się ostatecznie zgodzą rzutuje na ich współpracę i relacje. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień, to właśnie umowa jest dokumentem po którego sięga się w pierwszej kolejności. Warto, aby punkty w niej zawarte i wynegocjowane były dokładnie przemyślane i przeanalizowane.
🔥 POBIERZ BEZPŁATNIE 10 PYTAŃ, ABY SPRAWDZIĆ, CZY JESTEŚ MANIPULOWANY
🔥 Zobacz nagranie webinaru „Jak pokonać manipulację i zacząć stawiać granice?”
☕ Jeśli chcesz wesprzeć moją działalność w internecie, możesz postawić mi wirtualną kawę ☕
